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商务会议接待暂行办法


  一、接待类别

  1、各科研机构、机关、学校的学术研讨会、笔会、各类培训班;企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。

  2、接待会议人数:30-100人。

  3、会议标准参考:

  (1)会议室范围:根据需要可提供 100 人的会议室或报告大厅。

  (2)会议用餐范围:我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等 ; 我们将根据参会人员的具体情况,为您推荐最佳的用餐地点 。

  (3)会议用车:湿地景区内观光车,提供2种车型选择。 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆,并将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场。

  (4)会议娱乐及活动:协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供建议! (以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展活动,将具体建议、策划与协商)。

  二、会议接待程序 

  1、会前

  (1)、与会议主办方洽谈。

  (2)、提供会议所需要的会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。

  (3)、派专人协助客户实地考察会议举办地的用餐、会议场地、娱乐等相关方面的情况。

  (4)、确定方案,签订合同,预付定金。

  2、会中

  (1)、会议接待:专人负责礼仪、接站等服务。提前在会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

  (2)、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

  (3)、会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

  (4)、会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(有饮食禁忌者)的确认。

  (5)、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游、景点等确认。

  (6)、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

  (7)、会议服务:会议代表合影留念及相关服务。

  3、会后

  结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。

  资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

  此办法为白鹭湾湿地商务会议接待暂行方案,具体接待安排事项,请电询:028-85919673。

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